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Die Virtuelle Assistenz

Was ist eine Virtuelle Assistenz, wer braucht eine sie, welche Vorteile haben VPA‘s? Als Unternehmer, Selbständiger oder Freelancer kommen Sie früher oder später in die Situation, dass es Ihnen unmöglich ist, alle Aufgaben selbst zu erledigen. Das ist weder effizient noch effektiv. Stellen Sie einen virtuellen Assistenten / virtuelle Assistentin ein, können Sie sich flexibel auf Ihr Kerngeschäft und die Hauptaufgaben konzentrieren, wodurch Sie auch mehr Freiraum für Kreativität & Ideenentfaltung erlangen. Außerdem sind die VPA’s in ihren Spezialgebieten Experten. Auf lange Sicht kommen Sie günstiger und schneller bei weg, wenn andere die Aufgaben erledigen, für die Ihnen die Zeit oder Qualifikation fehlt. Eine Virtuelle Assistenz oder auch eAssistenz ist die helfende Hand für Unternehmer, Selbständige und Privatpersonen und übernimmt Supportdienste, die man auch Outsourcen nennt. Die Virtuelle Assistenz ist vor allem von Unternehmern gefragt, die Unterstützung benötigen, aber keine Mitarbeiter an ihrem Standort einstellen möchten oder können. Im Gegensatz zu einem Festangestellten ist eine Virtueller Assistenz flexibel einsetzbar. Der Beruf der Virtuellen Assistenz stammt aus den USA. Dort unterstützen bereits seit vielen Jahren Virtuelle Assistenten Unternehmen und Einzelunternehmer bei ihren täglichen Herausforderungen. Auch in Deutschland ist der Trend mittlerweile angekommen und die Zahl der Virtuellen Assistenten wächst rasant. Entscheidend für das Berufsbild der VPA ist, dass diese Tätigkeiten bzw. Dienstleistungen ganz gezielt ausgeführt werden, um bei den Auftraggebern eine entsprechende Arbeitsentlastung zu erzielen. Das heißt auch, dass die VPA‘s meistens selbständig tätig sind, sei es als Ein-Mann- oder Ein-Frau-Unternehmen oder innerhalb einer VPA-Agentur. Die Tätigkeit einer Virtuellen Assistenz ist unter vielen Unternehmern, die selbst kein Online Business führen, sehr unbekannt. Es ist für sie nicht vorstellbar, wie die Zusammenarbeit mit einer Person funktionieren soll, die nicht physisch greifbar ist. Die Virtuelle Assistenz kann hier mit Aufklärung Abhilfe schaffen, denn für die Zusammenarbeit ist sie versiert in allen erforderlichen digitalen Arbeits- und Projektmanagement Tools. Falls der Auftraggeber Aufgaben aus mehreren Bereichen abzugeben hat, sollte man erwägen, mehrere VAs zu beauftragen statt nach der einen zu schauen, die alles übernehmen kann. Die meisten Virtuellen Assistenten bieten zwar ein sehr breites Spektrum an Aufgaben an, dennoch hat jede VPA eigene Schwerpunkte, Spezialbereiche und Expertenwissen. Virtuelle Assistenten sind oft geübt darin, in virtuellen Teams zu arbeiten und können so Ihr Team aus Angestellten und Freelancern koordinieren. Von einer Virtuellen Persönlichen Assistenz können Unternehmer, Virtuelle Freiberufler und Privatkunden nur profitieren. Sie haben keine fixen Personalkosten, keine Kosten für Büroräumlichkeiten und weniger Verwaltungsaufwand. Sie bezahlen nur für tatsächlich geleistete produktive Arbeitszeit nach einem festen Stundensatz. Dazu kommt, dass die Freelancer flexibel ortsunabhängig arbeiten, also Fernarbeit im heimischen Office anbieten. Bei welchen konkreten Tätigkeiten können VPA’s Unternehmer unterstützen? Die Aufgaben, die Ihnen eine Virtuelle Assistentin abnehmen kann, sind sehr umfassend. Meistens sind die Tätigkeiten im Bereich von Organisation, Planung, Office-Arbeiten sowie IT-Dienstleistungen angesiedelt. Zum Beispiel kann sie bei administrativen Aufgaben unterstützen. Hier sind zu erwähnen: Allgemeine Assistenz-Aufgaben, Erstellung von Präsentationen, PDFs und Exceltabellen, Kalenderpflege und Terminplanung, Reiseorganisation wie Buchung von Flügen, Hotel oder Restaurants, Rechercheaufgaben, E-Mail-Management, Organisation von Sitzungen und Protokollführung, Ablagemanagement, Korrektorat, Angebotserstellung und Angebotseinholung, Vorbereitende Buchhaltung sowie Fakturierung und Mahnwesen. Die Vorbereitung und Ausarbeitung von Berichten, Vorträgen und Statistiken sowie Kundensupport haben VPA’s auch oft im Repertoire. Einige VPA’s spezialisieren sich auf Übersetzungen. Gefragte Sprachenkombinationen sind Deutsch-Englisch, Englisch-Deutsch sowie Deutsch-Spanisch, Spanisch-Deutsch. Die Kunden sind oft im internationalen Business tätig oder ihre Onlinepräsenz soll mehrsprachig gestaltet werden. Die Virtuellen Assistenten übersetzen auch Blogartikel, E-Mails, Geschäftsbriefe, Social-Media-Beiträge, Flyer, eBooks, Broschüren, Anzeigentexte oder Produktbeschreibungen. Auf Wunsch wird Ihre VPA auch zu Ihrer Persönlichen Assistenz. Sie verhilft Ihnen zu mehr Freiraum für Sie selbst, die Familie und Freunde. Sie übernimmt z. B. die Terminpflege und Erinnerungen sowie das Management laufender privater Verträge. Sie erledigt die Büroorganisation und Verwaltungsaufgaben. Möglich ist auch dass sie die Eventplanung für größere private Veranstaltungen übernimmt. Das Personal Shopping, Reise- und Freizeitmanagement sowie Onlinerecherchen können auch outgesourct werden. Es gibt einige Möglichkeiten, um eine Virtuelle Assistenz zu finden. Doch welche ist die Richtige? Heutzutage sind die meisten Firmen in sozialen Netzwerken aktiv. Deshalb ist Social Media eine perfekte Plattform, um die geeignete VPA zu finden. Dort gibt es zahlreiche Gruppen speziell für die Ausschreibung von Virtuellen Assistenten Jobs. Oder Sie hören sich im eigenen Bekannten- und Unternehmerkreis oder Kundenkreis um und finden Ihre VPA so über Empfehlungen. Fazit: Die Vorteile einer virtuellen Assistenz / Assistentin liegen auf der Hand. Sie spart Zeit, Geld und Nerven.

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Monica Klaus
Virtuelle Business Assistentin
Hochvogelstr. 2 1/2
86163 Augsburg

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Telefon: 0177 5224125
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Verantwortlich für redaktionelle Inhalte: Monica Klaus

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