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Die Virtuelle Assistenz

Was ist eine Virtuelle Assistenz, wer braucht eine sie, welche Vorteile haben VPA‘s? Als Unternehmer, Selbständiger oder Freelancer kommen Sie früher oder später in die Situation, dass es Ihnen unmöglich ist, alle Aufgaben selbst zu erledigen. Das ist weder effizient noch effektiv. Stellen Sie einen virtuellen Assistenten / virtuelle Assistentin ein, können Sie sich flexibel auf Ihr Kerngeschäft und die Hauptaufgaben konzentrieren, wodurch Sie auch mehr Freiraum für Kreativität & Ideenentfaltung erlangen. Außerdem sind die VPA’s in ihren Spezialgebieten Experten. Auf lange Sicht kommen Sie günstiger und schneller bei weg, wenn andere die Aufgaben erledigen, für die Ihnen die Zeit oder Qualifikation fehlt. Eine Virtuelle Assistenz oder auch eAssistenz ist die helfende Hand für Unternehmer, Selbständige und Privatpersonen und übernimmt Supportdienste, die man auch Outsourcen nennt. Die Virtuelle Assistenz ist vor allem von Unternehmern gefragt, die Unterstützung benötigen, aber keine Mitarbeiter an ihrem Standort einstellen möchten oder können. Im Gegensatz zu einem Festangestellten ist eine Virtueller Assistenz flexibel einsetzbar. Der Beruf der Virtuellen Assistenz stammt aus den USA. Dort unterstützen bereits seit vielen Jahren Virtuelle Assistenten Unternehmen und Einzelunternehmer bei ihren täglichen Herausforderungen. Auch in Deutschland ist der Trend mittlerweile angekommen und die Zahl der Virtuellen Assistenten wächst rasant. Entscheidend für das Berufsbild der VPA ist, dass diese Tätigkeiten bzw. Dienstleistungen ganz gezielt ausgeführt werden, um bei den Auftraggebern eine entsprechende Arbeitsentlastung zu erzielen. Das heißt auch, dass die VPA‘s meistens selbständig tätig sind, sei es als Ein-Mann- oder Ein-Frau-Unternehmen oder innerhalb einer VPA-Agentur. Die Tätigkeit einer Virtuellen Assistenz ist unter vielen Unternehmern, die selbst kein Online Business führen, sehr unbekannt. Es ist für sie nicht vorstellbar, wie die Zusammenarbeit mit einer Person funktionieren soll, die nicht physisch greifbar ist. Die Virtuelle Assistenz kann hier mit Aufklärung Abhilfe schaffen, denn für die Zusammenarbeit ist sie versiert in allen erforderlichen digitalen Arbeits- und Projektmanagement Tools. Falls der Auftraggeber Aufgaben aus mehreren Bereichen abzugeben hat, sollte man erwägen, mehrere VAs zu beauftragen statt nach der einen zu schauen, die alles übernehmen kann. Die meisten Virtuellen Assistenten bieten zwar ein sehr breites Spektrum an Aufgaben an, dennoch hat jede VPA eigene Schwerpunkte, Spezialbereiche und Expertenwissen. Virtuelle Assistenten sind oft geübt darin, in virtuellen Teams zu arbeiten und können so Ihr Team aus Angestellten und Freelancern koordinieren. Von einer Virtuellen Persönlichen Assistenz können Unternehmer, Virtuelle Freiberufler und Privatkunden nur profitieren. Sie haben keine fixen Personalkosten, keine Kosten für Büroräumlichkeiten und weniger Verwaltungsaufwand. Sie bezahlen nur für tatsächlich geleistete produktive Arbeitszeit nach einem festen Stundensatz. Dazu kommt, dass die Freelancer flexibel ortsunabhängig arbeiten, also Fernarbeit im heimischen Office anbieten. Bei welchen konkreten Tätigkeiten können VPA’s Unternehmer unterstützen? Die Aufgaben, die Ihnen eine Virtuelle Assistentin abnehmen kann, sind sehr umfassend. Meistens sind die Tätigkeiten im Bereich von Organisation, Planung, Office-Arbeiten sowie IT-Dienstleistungen angesiedelt. Zum Beispiel kann sie bei administrativen Aufgaben unterstützen. Hier sind zu erwähnen: Allgemeine Assistenz-Aufgaben, Erstellung von Präsentationen, PDFs und Exceltabellen, Kalenderpflege und Terminplanung, Reiseorganisation wie Buchung von Flügen, Hotel oder Restaurants, Rechercheaufgaben, E-Mail-Management, Organisation von Sitzungen und Protokollführung, Ablagemanagement, Korrektorat, Angebotserstellung und Angebotseinholung, Vorbereitende Buchhaltung sowie Fakturierung und Mahnwesen. Die Vorbereitung und Ausarbeitung von Berichten, Vorträgen und Statistiken sowie Kundensupport haben VPA’s auch oft im Repertoire. Einige VPA’s spezialisieren sich auf Übersetzungen. Gefragte Sprachenkombinationen sind Deutsch-Englisch, Englisch-Deutsch sowie Deutsch-Spanisch, Spanisch-Deutsch. Die Kunden sind oft im internationalen Business tätig oder ihre Onlinepräsenz soll mehrsprachig gestaltet werden. Die Virtuellen Assistenten übersetzen auch Blogartikel, E-Mails, Geschäftsbriefe, Social-Media-Beiträge, Flyer, eBooks, Broschüren, Anzeigentexte oder Produktbeschreibungen. Auf Wunsch wird Ihre VPA auch zu Ihrer Persönlichen Assistenz. Sie verhilft Ihnen zu mehr Freiraum für Sie selbst, die Familie und Freunde. Sie übernimmt z. B. die Terminpflege und Erinnerungen sowie das Management laufender privater Verträge. Sie erledigt die Büroorganisation und Verwaltungsaufgaben. Möglich ist auch dass sie die Eventplanung für größere private Veranstaltungen übernimmt. Das Personal Shopping, Reise- und Freizeitmanagement sowie Onlinerecherchen können auch outgesourct werden. Es gibt einige Möglichkeiten, um eine Virtuelle Assistenz zu finden. Doch welche ist die Richtige? Heutzutage sind die meisten Firmen in sozialen Netzwerken aktiv. Deshalb ist Social Media eine perfekte Plattform, um die geeignete VPA zu finden. Dort gibt es zahlreiche Gruppen speziell für die Ausschreibung von Virtuellen Assistenten Jobs. Oder Sie hören sich im eigenen Bekannten- und Unternehmerkreis oder Kundenkreis um und finden Ihre VPA so über Empfehlungen. Fazit: Die Vorteile einer virtuellen Assistenz / Assistentin liegen auf der Hand. Sie spart Zeit, Geld und Nerven.
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Virtuelle Business Assistentin

Virtuelle Business Assistentin

persönlich - loyal - fair

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Monica Klaus - be-assisted

Virtuelle Assistenz

Nutzen Sie Ihre tatsächliche Arbeitszeit produktiver und schaffen Sie sich Raum für mehr Kreativität, neue Zielsetzungen und spannende Projekte rund um Ihr Kernbusiness. Dabei unterstütze ich Sie als virtuelle persönliche Assistentin mit digitalen Arbeits- und Projektmanagement Tools. Meine Skills:

Multilinguale Übersetzungen

Sie sind im internationalen Business tätig. Ihre Onlinepräsenz soll mehrsprachig gestaltet werden.

Sie möchten Ihre Blogartikel, E-Mails, Geschäftsbriefe, Social-Media-Beiträge, Flyer, eBooks, Broschüren, Anzeigentexte oder Produktbeschreibungen mehrsprachig ausrichten.

Überlassen Sie diese Dinge getrost mir, denn ich bin Expertin für Übersetzungen in Deutsch, meiner zweiten Muttersprache Norwegisch, Englisch und Spanisch.

Zudem unterstütze ich Sie mit fremdsprachigem Kundensupport und Korrekturlesen.

Persönliche Assistenz

Sie sind eine Privatperson oder ein Privathaushalt und suchen eine Persönliche Assistentin? Vertrauen Sie mir Ihre persönlichen Angelegenheiten an:

  • Terminpflege und Erinnerungen (Ärzte, Friseure, Handwerker, private Verabredungen u.v.m.)
  • Management laufender Verträge (Priv. KV, Abos, Telefon, Versicherungen u.v.m.)
  • Büroorganisation und Verwaltungsaufgaben
  • Eventplanung: Geburtstags- und Weihnachtsfeiern, Jubiläen, Hochzeiten, Grillparties etc.
  • Personal Shopping
  • Reise- und Freizeitmanagement (Urlaubsreisen, Konzert/Veranstaltungstickets, Personal Trainer)
  • Onlinerecherchen
  • Computer/Internet (Beschaffung Arbeitsgeräte, Internetprovider, Klärung techn. Probleme)
Executive Back Office

Sie sind Unternehmer/in und suchen Unterstützung? Fühlen Sie sich zuverlässig betreut:

  • Kalenderpflege / Terminplanung
  • Vorbereitung und Ausarbeitung von Berichten, Vorträgen und Statistiken
  • Professionelle Präsentationen, PDFs und Exceltabellen
  • Bewerbermanagement: Stellenanzeigen, Kandidatenauswahl, Vertragsgestaltung
  • E-Mail Management
  • Customer-Service Kommunikation (E-Mail, Chat)
  • Projektbezogene Keyword- und Datenrecherchen
  • Korrektorat und Lektorat
  • Besprechungsprotokollierung (auch telefonische u. virtuelle Meetings und Konferenzen)
  • Vorbereitende Buchhaltung, Fakturierung, Mahnwesen
Projektassistenz

Bestehende Arbeitsabläufe oder unternehmensinterne Kommunikationsprozesse sollen sich verbessern? Ich strukturiere und begleite Ihre Projekte. 

  • Administrative Aufgaben und reibungslose Kommunikation mit allen Beteiligten
  • Projektzeitpläne & Projektüberwachung
  • Realisierung und Reporting bis zum erfolgreichen Projektabschluss
Executive Travel Management

Sie planen eine Geschäfts- oder Privatreise ggf. mit Kundenbesuch. Mein Rundum-Sorglos-Paket bietet Ihnen:

  • Professionelles Reise- und Terminmanagement, wenn gewünscht auch für Ihre Kunden und Gäste
  • Komplette Logistik wie Flugbuchung, Hotel, Visum, Mietwagen und Limousinen-Service
  • Reisekostenabrechnungen
Eventplanung

Ein Event, Vortrag, Workshop oder eine Gremiensitzung stehen an. Profitieren Sie von meinen Erfahrungen und überlassen mir getrost:

  • Ausarbeitung des Veranstaltungskonzepts
  • Budgetplanung
  • Einladungen, Teilnehmerbetreuung
  • Koordination, Durchführung und Nachbereitung Ihres Events

Nicht das Richtige dabei?

Dann kontaktieren Sie mich gerne und bei einem kostenlosen Kennenlerngespräch sprechen wir über Ihre konkrete Herausforderung und finden gemeinsam heraus, wie ich Sie dabei unterstützen kann.

Kontakt

Kundenmeinungen

„Engagierte Powerfrau mit Organisationsgeschick“

Dank Monica kann ich mich ganz meinen Patienten widmen, meine Assistentin entlastet mich bei Personal- und Verwaltungsaufgaben. Sie ist ein wahres Organisationstalent, arbeitet strukturiert und vor allem lösungsorientiert. Immer wieder überrascht Sie mich mit neuen Ideen und Vorschlägen zur Verbesserung der Geschäftsabläufe.

Rike

Rike Englbrecht Geschäftsführerin physio-TERRA

„Mehr Focus durch Outsourcing“

Monica als VA mit ins Boot zu nehmen ist die beste Entscheidung zum richtigen Zeitpunkt gewesen. So kann ich mich auf meine Kernaufgaben konzentrieren, den Rest erledigt Monica. Egal welche Aufgabenstellung, sie arbeitet immer super fix und denkt schon an vieles, ehe ich sie überhaupt darum gebeten habe. Ein absoluter Glücksfang.

Silvia Grüner Büro Mono

Profitieren Sie von den Vorteilen einer Virtuellen Assistenz

  • Keine fixen Personalkosten
  • Null Kosten für Büro, Arbeitsplatz und Arbeitsmaterialien
  • Weniger Verwaltungsaufwand
  • Bezahlung nur für tatsächlich geleistete produktive Arbeitszeit
  • Hundertprozentiges Vertrauen und Kostentransparenz, keine versteckten Nebenkosten
  • Mehr Freiraum für Ihre Kreativität & Ideenentfaltung
  • Maximale Flexibilität – nach Ihrem individuellen Bedarf, orts- und zeitunabhängig

Preise

Qualität vor Quantität ist mein Leitsatz. Professionalität und Effektivität mein Anspruch. Da gehe ich keine Kompromisse ein. Ordentliche Arbeit kostet Geld. Dafür bekommen Sie anständige Leistung, die Sie voran bringt. Denken Sie daran, die Beauftragung einer Virtuellen Assistenz ist eine Investition in Ihr Business.
Willkommens-Paket
Für Neukunden: Ich unterstütze Sie 3 Stunden mit frei wählbaren Aufgaben aus meinem Leistungsspektrum, damit Sie mich und meine Arbeit kennenlernen können.

Vorauszahlung

Einen Monat gültig

€ 179* Pauschal
Flexibles Paket
Sie können den Aufwand (noch) nicht abschätzen oder haben sporadische Arbeiten abzugeben.

Sie benötigen zeitlich begrenzte Unterstützung zu „Peak-Zeiten“.

Monatl. Rechnungstellung (jeweils am 1.)

€ 69* Stunde
Individuelles Paket
Sie haben feste Standardabläufe und eine genaue Vorstellung über den Umfang meiner Dienste.

Ich erstelle ein individuell auf Sie und Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Angebot.

Vorauszahlung

Preis nach Absprache

* Alle angegebenen Preise sind Nettopreise zzgl. 19% MwSt.

Unsere Zusammenarbeit

Transparenz ist mir wichtig! Deshalb hier alles weitere was Sie für unsere Zusammenarbeit wissen müssen:

  • Vor dem Start legen wir in einem Briefing konkrete Aufgabenstellungen, gewünschte Targets und Deadlines fest. Außerdem kommunizieren wir die erforderlichen Zugangsdaten und Kontaktinformationen für nötige Ansprechpartner.
  • Ich rechne meine Arbeit im 15-Minuten-Takt ab. Sie erhalten nach dem Verbrauch des Zeitguthabens bzw. am Ende der Abrechnungsperiode auf Wunsch eine Dokumentation von mir.
Kontaktieren Sie mich einfach per E-Mail und wir vereinbaren einen Termin
für ein kostenloses und unverbindliches Kennenlerngespräch.

That‘s me

Mehrsprachige Virtuelle Assistentin aus Leidenschaft mit dem Anspruch, Ihr Business erfolgreicher zu machen

Ich bin gebürtige Norwegerin, zweisprachig aufgewachsen, gelernte Fremdsprachenkorrespondentin für Englisch und Spanisch, verheiratet und stolze Mama einer großartigen Tochter.

Sie sind Unternehmer, Selbständiger oder Privatperson? Ich unterstütze Sie in allen Bereichen meines Portfolios. Mit meiner Erfahrung bin ich an Ihrer Seite. Profitieren Sie von meiner langjährigen Expertise als Executive Management- und Projektassistentin bei Global Playern.

Als Ihre persönliche Assistentin biete ich Ihnen die Sicherheit, Sie professionell, strukturiert und schnell mit meinem Expertenwissen bei Ihren Angelegenheiten zu unterstützen.

Ich nehme Ihnen Aufgaben ab und löse Ihre Probleme, damit Sie sich auf die Strategie und Vision Ihres Geschäfts konzentrieren können. Mir ist es wichtig, dass Sie sich frei entfalten können und die Zeit für sich, Familie und Freunde nutzen können.

Mit mir haben Sie eine empathische, ehrliche und kommunikationsstarke Kraft, die Sie im Hintergrund vorausschauend und mitdenkend unterstützt. Vertrauen, Diskretion und Loyalität sind für mich selbstverständlich.

Wenn auch Sie Wert legen auf eine respektvolle und wertschätzende Zusammenarbeit auf Augenhöhe, sind wir die perfekten Businesspartner, weil wir beide davon profitieren werden.

Sie zögern noch? Beginnen Sie besser frühzeitig, ungeliebte Aufgaben an Ihre Virtuelle Assistentin auszulagern.  Sie nimmt  Ihnen oft schon mit wenigen Stunden im Monat eine große Last von den Schultern und steigert Ihre Work-Life-Balance.

Das klingt gut für Sie? Dann kontaktieren Sie mich gerne und wir vereinbaren einen Termin für ein kostenloses und unverbindliches Kennenlerngespräch. Ich freue mich auf Sie!

Kontakt

Sie haben noch Fragen?

Schreiben Sie mir einfach über das Kontaktformular oder per E-Mail und ich werde mich umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen. Gerne vereinbaren wir einen Termin für ein kostenloses und unverbindliches Kennenlerngespräch – oder wenn Sie wie ich auch gerne ein Gesicht zur Stimme haben, per WhatsApp Video oder Facetime Call.

Wir schließen bei Beauftragung einen Dienstleistungsvertrag und eine Verschwiegenheitsvereinbarung ab.

Wie Sie als Selbständiger und Unternehmer sicherlich nachvollziehen können, benötige ich für meine Arbeit eine Kalkulationssicherheit.

Mit einem guten Briefing kann ich sofort und effizient mit meiner Arbeit durchstarten und Sie haben den Kopf frei für Ihre Kunden und Projekte. Je genauer das Briefing ist desto effektiver ist unsere Zusammenarbeit. Welche Aufgaben sollen erledigt werden? Welches Ergebnis wird erwartet? Wir definieren gemeinsam Sachziele und eventuelle Meilensteine und ggf. eine Deadline. Wir legen die erforderlichen Zugangsdaten und alle benötigten Kontaktdaten für mögliche Ansprechpartner fest.

Unternehmensinterne Daten werden von mir stets vertraulich und diskret behandelt. Ihre Daten werden nur während der Dauer des Auftrags und unserer Zusammenarbeit bei mir gespeichert. Außerdem schließe ich mit meinen Kunden immer eine Verschwiegenheitsvereinbarung ab.

Ich stehe Ihnen per E-Mail oder WhatsApp zur Verfügung. Wenn Sie persönlichen Kontakt bevorzugen können wir auch gerne telefonieren, skypen oder über WhatsApp Video miteinander kommunizieren.

Sie haben noch Fragen? Melden Sie sich gerne bei mir. Ich freue mich darauf, Sie kennen zu lernen.

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